Työnantajalle kuuluu vastuu työympäristön fyysisestä ja psyykkisestä turvallisuudesta. Vastuu korostuu yllättävissä poikkeustilanteissa – esimerkiksi parhaillaan kokemamme koronapandemian kaltaisessa poikkeustilanteessa – erityisen tärkeää on kuitenkin huolehtia siitä, että turvallinen työympäristö on osa tavallista (työ)arkeamme.
Poikkeustilanteet ja kriisit tarjoavat mahdollisuuden arvioida, kuinka hyvin olemme huolehtineet työympäristömme turvallisuudesta ja miten hyvin olemme varautuneita kohtaamaan kriisi- tai muita poikkeuksellisia tilanteita, joissa työntekijän fyysinen ja/tai psyykkinen terveys voi olla vaarassa – ja miten voimme vielä kehittää omia toimintatapojamme, jotta voimme myös poikkeustilanteissa vastuullisesti huolehtia liiketoiminnan jatkuvuudesta ja henkilöstön työturvallisuudesta.
Kenelle kriisinhallinta kuuluu?
Ylimmällä johdolla on aina kokonaisvastuu yrityksen toiminnasta kaikissa olosuhteissa, kriisienhallinnan näkökulmasta myös HR, talous, viestintä ja IT ovat avainasemassa turvaamassa yrityksen toimintavalmiutta. Tilanteen mukaan yrityksissä voi olla erityisosaamista tai erityisasiantuntijoita, joita tarvitaan kriisinhallinnassa. Työsuojelutoimikunnalla on myös rooli yrityksen ja työyhteisön työturvallisuuden tukemisessa ja kehittämisessä.
Miten viestiä kriisitilanteessa?
Selkeä, tosiasioihin perustuva ja työntekijöille helposti saatavilla oleva viestintä on avain kriisien ja odottamattomien tilanteiden onnistuneeseen hallintaan. Tietoa tapahtumista on suositeltavaa jakaa johdonmukaisesti ja jatkuvasti, myös silloin, kun tieto saattaa tuntua vähäiseltä. Tärkeintä on varmistaa, että viestintä perustuu aina tiedossa oleviin tosiasioihin, yllättävissä tilanteissa (kriisi)viestintä tulisi perustua viranomaislähteisiin.
Yrityksellä tulisi olla valmiina (kriisi)viestintäsuunnitelma, jossa on nimetty yrityksen viestinnästä vastaavat avainhenkilöt. Myös esimiehet ovat viestinnässä avainasemassa, on tärkeää huolehtia, että esimiehillä on aina käytössä ajan tasalla oleva tieto, ja mahdollisuuksien mukaan myös Q&A yhteenveto viestinnän tukena.
Miten huolehtia työyhteisön valmiuksista kohdata kriisi tai muu yllättävä tilanne?
Kriisihallinta ja yllättäviin tilanteisiin varautuminen on haasteellista, koska sananmukaisesti kyseessä on aina yllättävä ja poikkeuksellinen tilanne, josta ei ole aiempaa kokemusta.
Huolellinen valmistautuminen ja erilaisten riskiskenaarioiden harjoittaminen on hyvä ja arvokas tapa valmistella työyhteisöä toimimaan yllättävissä tilanteissa. Työnantajalla tulee olla ajan tasalla oleva riskienhallinta- ja (liike)toiminnan jatkuvuussuunnitelma, joka sisältää sekä liiketoimintaan että henkilöstön työturvallisuuteen liittyvän riskianalyysin ja suunnitelman, miten niihin voidaan varautua. On myös erittäin tärkeää säännöllisin väliajoin keskustella yhdessä henkilöstön kanssa riskiskenaarioista ja työturvallisuuteen liittyvistä yhteisesti sovituista toimintatavoista – jotta kaikki olisivat mahdollisen tilanteen sattuessa valmistautuneita toimimaan yhdessä sovittujen käytäntöjen mukaisesti.
Alla esimerkkilista suunnitelmista ja työskentelytavoista, jotka auttavat työyhteisöä yllättävissä tilanteissa:
- Riskianalyysi ja riskienhallintasuunnitelma
- Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma
- Kriisinhallintaryhmän perustaminen
- Viestintäsuunnitelma: henkilöstö, asiakkaat & sidosryhmät
- Viestinnästä vastaavien avainhenkilöiden nimeäminen
- Viranomaisyhteistyö & viranomaistiedotteiden seuraaminen
- Yrityksen avainhenkilöt & heidän sijaistus järjestelyt
- Työterveyshuolto & toimintatavat esim. tartuntatauti/pandemiatilanteissa
- Matkustusturvallisuus & ”Helpdesk” työmatkalla oleville työntekijöille
- Suunnitelma henkilöstön kriisiavun varalle
- Työsuojelutoimikunnan suunnitelma
- Työtekijöiden valmentaminen ja kouluttaminen poikkeustilanteisiin, esim. osana ensiapukoulutusta
- Etätyöohjeistus & työyhteisön etätyökäytännöistä sopiminen
- Yhteistoimintamenettely ja palkanmaksuun mahdollisesti vaikuttavat tilanteet ja ohjeistukset henkilöstölle