10 askelta – näin onnistut HR-järjestelmän valinnassa ja käyttöönotossa 

18 October 2022

Oikein valitun HR-järjestelmän ROI näkyy yrityksen arjessa rahan ja ajan säästönä. Hyvin tehty vaatimusmäärittely on haluttujen strategisten tavoitteiden saavuttamisen edellytys. 

Kokeneet HR-konsulttimme kokosivat sinulle 10 askeleen muistilistan, jonka avulla saat käsityksen onnistuneen HR-järjestelmän valinnasta, käyttöönotosta ja vaatimuksista.  

Näillä vinkeillä onnistut vaatimusmäärittelyssä, välttämään käyttöönottoprojektin sudenkuopat, huomioimaan muutosjohtamisen ja turvaamaan järjestelmän liiketoimintaa tukevan jatkokehityksen.  

1. Aloita projekti kysymyksellä “miksi?” 

HR-järjestelmän hankinta pelkän järjestelmän vuoksi on ajan ja rahan hukkaa. Investoinnin on tuotava lisäarvoa liiketoiminnalle ja siksi tärkein kysymys kuuluukin: ”Miksi?”.  

Aloita kartoittamalla yrityksen nykytilanne, tulevaisuuden tarpeet ja HR-osaajien toiveet. Mieti, miksi järjestelmän hankinnalle on tarve juuri nyt, kenen aikaa on tarkoitus säästää ja mitä prosesseja se tulee helpottamaan.  

Hanki tarvittaessa ulkopuolista, teknologiasta riippumatonta konsultointiapua, sillä investoinnin ROI on riippuvainen alkukartoituksesta ja miksi kysymyksestä. 

2. Luo Business Case 

”Meillä on hankaluuksia saada resursseja HR-teknologiainvestointeihin”, on asiakkaidemme yleisimpiä vastauksia, kun kysymme digitaalisen HR-transformaation esteistä.

Vastaus löytyy euroista: Business Case osoittaa konkreettisesti investoinnin hyödyt ja arvon. Mitattavat tulokset ja niistä laskettava ROI tukevat päätöksentekoa. Samalla Business Case on hyvä pohja vaatimusmäärittelylle.  

Ja jos HR-järjestelmän käyttöönottoprojekti uhkaa lähteä sivuraiteille, kannattaa tiimin palata tässä vaiheessa Business Caseissä tehtyjen huomioiden äärelle.  

3. Varmista resurssit 

Hyvinkin pohjustettu HR-järjestelmän käyttöönottoprojekti on vain sanoja paperilla ilman resursseja. Selkeät vastuujaot, budjetti ja realistinen aikataulu ovat tässäkin projektissa keskiössä. Löytyykö tarvittava osaaminen talosta vai tarvitsetko ulkopuolisen HR-konsultin apua?

Yrityksesi HR-osaajat tuntevat omat prosessit ja arjen tarpeet parhaiten, joten muistattehan huomioida tämän, jotta kaikilla projektissa mukana olevilla on riittävästi aikaa allokoituna. Asiansa osaava projektipäällikkö on onnistumisen avain.  

4. Talon IT-osaajat ovat parhaat kaverisi  

Talosi omilla IT-osaajilla on kattava käsitys yrityksesi koko IT-arkkitehtuurista, yksittäisistä järjestelmistä ja niiden ominaisuuksista.  

Ehkäpä käytössänne on jo järjestelmä, joka vastaa tarpeitanne? IT-asiantuntijoilta saat arvokasta näkemystä tietoturvallisuudesta, teknisistä vaatimuksista ja integraatiomahdollisuuksista. 

IT-asiantuntemuksen hyödyntäminen estää monta sudenkuoppaa ja kasvattaa investoinnin arvoa, joten ota heidät mukaan alusta alkaen.  

5. Kartoita ja kehitä tarvittaessa HR-prosessit kuntoon 

Prosessien arvioinnin aika on ennen HR-järjestelmän valintaa, sillä järjestelmän on tarkoitus tukea niitä.  

Jos kartoitus osoittaa puutteita prosesseissa, ei järjestelmän käyttöönotto muuta tilannetta. Hio siis käytännöt kuntoon jo alkuvaiheessa. 

6. Tee HR-järjestelmällesi tarvekartoitus ja vaatimusmäärittely 

Ennen kuin tapaat HR-järjestelmien toimittajia, on aika syventyä alun miksi-kysymykseen ja Business Casen -löydöksiin yksityiskohtaisemmin. Jotta järjestelmä tukee liiketoimintaa ja prosesseja, jaottele löydökset kahteen koriin: vaatimuksiin ja toivomuksiin. 

Tee järjestelmävalintasi vaatimusten ja toivomusten perusteella sen sijaan, että sorrut viimeisimpään villitykseen tai hienolta kuulostavaan toimintoon. Näin vältät väärin perustein aloitetusta käyttöönottoprojektista mahdolliset lisätyöt ja kustannukset.  

Kaiken ratkaisevaa järjestelmää ei ole olemassa, vaikka miten ihanaa ja toivottavaa se olisikin. Siksi vaatimusmääritelmän pitää myös kertoa eri kohtien painoarvo: mikä vaatimus on kaikkein tärkein, minkä toiveen voi tarvittaessa jättää vaikka toteuttamatta. Ajattele need to have ja nice to have.  

7. Valitse HR-järjestelmäsi toimittaja 

On HR-järjestelmän valinnan aika! Aloita vaihtoehtojen vertailu ja pidä vaatimusmäärittely koko ajan mielessäsi. Vaatimusmäärittely kannattaa lähettää noin viidelle toimittajalle. Ensimmäisellä kierroksella voit keskittyä määrittelyyn pohjaaviin vastauksiin ja yleistason demon arviointiin. 

Kierroksen jälkeen osaat todennäköisesti karsia muutaman ehdokkaan ja voit siirtyä loppukandidaattiesi kanssa yksityiskohtaisempaan demoon. Hyvä vinkki arviointiin on suunnitella muutama työnkulku, joiden toteuttamista toimijat voivat esitellä järjestelmässään.  

Toinen hyvä vinkki on luoda vertailun helpottamiseksi yksinkertainen pisteytyssysteemi, mitä kaikki järjestelmäprojektissa olevat henkilöt käyttävät demosessioiden aikana. Tähän jokainen osallistuja pisteyttää ja kirjoittaa omat mietteensä ja kysymyksensä ylös.

Jälkikäteen tämä auttaa, kun on aika pohtia eri järjestelmien hyödyt vs haitat peilaten vaatimusmäärittelyyn.  

8. Luo realistinen aikataulu 

Valtaosa IT-projekteista venyy aiottua pidemmiksi. Varaudu odottamattomiin käänteisiin, koska niitä on mitä todennäköisimmin edessä. Mieti jo etukäteen, miten projekti olisi viisasta paloitella. Onko oleellista saada kaikki toiminnallisuudet julki kerralla vai voisiko julkaisut tehdä vaiheittain?  

9. Muista muutosjohtaminen 

Kaikenlainen uudistus tarvitsee onnistuakseen taustalle vahvaa muutosjohtamista eikä HR-järjestelmän käyttöönotto poikkea säännöstä. Muutoksen tekevät kuitenkin aina ihmiset, järjestelmä on vain työkalu tähän.  

Osallista ihmisiä alusta asti, kysy heidän tarpeistaan, kerro syyt uudistuksen taustalla, käy läpi tavoitellut hyödyt sekä yrityksen että yksilön näkökulmasta ja viesti johdonmukaisesti projektin etenemisestä. Älä myöskään unohda jälkihuoltoa, vaan kerää käyttökokemuksia jatkokehitystä varten.  

Hyvä vinkki on valita henkilöstöstä muutama mielipidejohtaja uuden HR-järjestelmän ja toimintatapojen lähettiläiks

10. Jatkokehitä HR-järjestelmääsi 

Uuden HR-järjestelmän julkaisu ansaitsee raikuvat väliaplodit! Väliaplodit siksi, että julkaisu on samalla jatkokehityksen lähtölaukaus.  

Jatkokehitys on hedelmällisintä, kun järjestelmällä on omistaja. Hän tuntee järjestelmätoimittajan laatiman kehityksen roadmapin, yrityksensä strategisen suunnan ja seuraa yleisesti HR-markkinoiden ja siihen liittyvän teknologian kehittymistä. 

Ethän ohita tätä kohtaa! Tuoteomistajan avulla yrityksesi saa investoinnista irti kaiken otettavissa olevan.
 

Tarvitsetko apua? 

Toivottavasti sait lisätietoa ja ajatuksia tuleviin HR-järjestelmäprojekteihin ja miten parhaiten lähdet edistämään niitä omassa yrityksessäsi. 

Tarvitsetko tukea alkukartoituksessa, vaatimusmäärittelyssä, HR-prosessien hiomisessa tai käyttöönottoprojektin vetämisessä? Me Wise Consultingilla olemme ilomielien avuksesi ja löydämme juuri oikean osaajan teidän tarpeisiinne. 

Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää! 

Haluaisitko kuulla lisää HR-palveluistamme?

Täytä yhteystietosi, niin olemme yhteydessä sinuun mahdollisimman pian.