Saamiemme kysymysten perusteella monissa kasvuyrityksissä pohditaan kuumeisesti, miten HR-toimintojen perusta kannattaisi rakentaa. Miten tuoda struktuuria ja selkeyttä ilman, että ketteryyttä menetetään? Sekä miten edistetään ja lisätään muiden ymmärrystä ketterästä HR-työstä ja sen vaikuttavuudesta organisaatiossa? Harva, varsinkaan ketterään kasvuyritykseen hakeutunut henkilö rakastaa byrokratiaa. Epäselkeys ja epätietoisuus siitä mitä minulta odotetaan ja miten meillä asioita tehdään, ovat kuitenkin monille energiasyöppöjä.
Prosessi ei aina luo selkeyttä
Itse puhun mieluummin selkeydestä, kun prosesseista. Miksi? Koska selkeys ei aina ole yhtä kuin prosessi tai prosessikuvaus. Prosesseista ja prosessikuvauksista huolimatta ei yrityksessä aina ole sen enempää selkeyttä. Meiltä unohtuu viestinnän ja tulkintojen moninaisuus. Kaikki eivät ymmärrä samaa kaaviota samalla tavalla.
Prosessikuvauksista tai ohjeista huolimatta, tarvitaan jatkuvaa selkeyttämistä ja näkyväksi tekemistä. Tällä tarkoitan keskustelua siitä, mitä sinä odotat minulta tässä projektissa tai tämän asian suhteen. Mitä sinä teet ja mitä minä teen? Mitä meidän on tarkoitus saavuttaa? Miten varmistamme, että saavutamme tämän? Mistä sinä päätät ja mistä minä päätän?
Tämä ei tietenkään tarkoita, että kaikki ohjeet tai toimintatapoja selkeyttävät ja viestivät dokumentit tai tilaisuudet olisivat turhia. Parhaassa tapauksessa nämä tukiaineistot ovat väline, ja tukevat selkeyttäviä keskusteluja ja muistuttavat siitä, mistä meidän piti sopia ja muistaa.
Kompleksisissa projekteissa kuten esimerkiksi rakennusprojekteissa on paljon muistettavia asioita, jotka pitää hoitaa juuri oikeassa kohtaa prosessia, jotta päästään jatkamaan seuraavaan vaiheeseen. Oikein käytettynä muistilistoista ja kuvauksista on hurjasti hyötyä siinä, että ymmärretään koska ja kenen toimesta eri asioiden pitää tapahtua, ja mistä keskustella muiden toimijoiden kanssa.
Sisäiset toimintatavat ja ohjeet oikein laadittuna luovat parhaassa tapauksessa oikeudenmukaisuuden tunnetta ja selkeyttä, kun tietää miten pitää toimia eri tilanteissa.
Oli sitten kyse prosessista, toimintatavasta tai muusta ohjeesta, tässä muutama huomioitava asia:
- Määrittele mikä on tämän ohjeistuksen tavoite?
- Minkälainen ohje tukee meidän kulttuuriamme ja ihmisiä?
- Mitä hyötyä tai lisäarvoa siitä on eri sidosryhmille (esim. esihenkilöt, työntekijät, asiakkaat, johto, yritys)?
- Mitä käyttäytymistä tällä halutaan tukea, eli mihin suuntaan haluamme ohjata tekemistä?
- Miten tämä tukee strategiaa ja tavoitteita, eli miksi tämä on juuri nyt tärkeää? (Vai priorisoidaanko muita asioita tämän edelle?)
- Mikä on kustannus ja hallinnollinen kulu (työmäärä) ja onko meillä resursseja tämän ”pyörittämiseen”?
- Skaalautuvuus eli miten tämä toteutetaan, kun meitä on 3X enemmän kuin nyt?
Osallistaminen ja vastuuttaminen ovat avain onneen
Tärkeää on miettiä asiaa aina kyseisen yrityksen lähtökohdista, eikä kopioida automaattisesti suoraan toimintatapoja muualta. Tässä henkilöstön osallistaminen ja seuraavaan askeleen vastuuttaminen ovat ensisijaisen tärkeitä. Näiden kautta varmistetaan, että luodaan aidosti ihmisiä sekä heidän työnsä tekemistä palvelevia rakenteita.
Ketterän HR-työn yksi peruspilareista onkin osallistaminen ja vastuuttaminen. Osallistaminen on kuitenkin aikaa vievää. Vastuuttaminen saattaa säästää johdon ja HR:n aikaa, mutta samalla aito vastuuttaminen vaatii luottamusta ja vastuun ottajia. Panostukset tähän vaiheeseen maksavat kuitenkin itsensä moninkertaisesti takaisin implementointivaiheessa. Uudistuksia tarvitsee harvemmin myydä heille, jotka ovat itse olleet niitä luomassa.
Kannattaa myös pitää mielessä, että 100 hengen organisaatioon ei välttämättä kannata rakentaa liian etupeltoon esim. 1000 hengen organisaation rakenteita, jottei kampata kasvua liian järeillä rakenteilla. Monia asioita on mahdollista luoda tarpeen tullen myös myöhemmin.
Yleisesti kannatan itse selkeyttä ja riittävää yksinkertaisuutta. Kun asiat menevät liian monimutkaiseksi, tavoite herkästi hämärtyy, hallinnoimiseen menee turhaa aikaa ja liian monimutkainen prosessi ei välttämättä edes synnytä haluttua toimintaa. Välillä prosessien ja policyien konmaritus on paikallaan, joskus matkaan on jäänyt asioita, mitkä eivät enää palvele parhaalla mahdollisella tavalla. Vähemmän ja selkeämmin on yleensä enemmän ja vaikuttavampaa.
Haluatko oppia lisää aiheesta? Katso webinaaritallenne!
Essi Brink, Valmentaja & HR-konsultti