Strateginen henkilöstösuunnittelu on avain työnantajakuvatyöhön

Henkilöstösuunnittelu tai jopa strateginen henkilöstösuunnittelu, onko se jo osa strategiatyötänne? Vastasitko kyllä? Aivan mahtavaa! Yritykselläsi on siis tarvittavat osaamiset ja resurssit paikallaan, kun niitä tarvitaan. Lisäksi voitte jopa toimia proaktiivisesti uusien osaajien löytämiseksi. Jos taas vastasit ei, joudut luultavasti käyttämään enemmän aikaa, resursseja ja rahaa, jotta oikeat osaajat lopulta löytyvät. Miten suunnitelmallisuutta sitten saisi lisää?  

Strateginen henkilöstösuunnittelu vai ”Ota tästä koppi”?

Yrityksen strategiatyö ja liiketoimintasuunnitelma ovat tärkeitä yrityksen vision, mission ja tavoitteiden saavuttamiseksi. Strategia ei siis ole välttämätön paha ja ylätason huttua. Strategia vastaa kysymykseen ”kuinka”? Mitä tehdään yksityiskohtaisesti, jotta yrityksen tavoitteisiin päästään. Tehdään suunnitelma eli strategia – tutkitaan markkina– ja toimialatilanne, sekä millaiset resurssit ja kyvykkyydet meillä yrityksenä on, mihin me pystymme. 

Valitettavan usein HR on ulkokehällä tästä prosessista. Yrityksen johto tekee strategiatyön, suunnitelman ja kun se on valmis, heitetään avaimet aidan yli HR:lle; ”ota tästä koppi”. Suunnitelmaa siitä, millaiset resurssit ja kyvykkyydet yrityksellä on, ja millaisia kyvykkyyksiä strategian toteuttamiseen tarvitaan, ei siis tehdä yhdessä HR:n ja johdon kanssa. Pahimmassa tapauksessa yritys suuntaa markkinaan, josta työvoimaa ei ole saatavilla, eikä omaa väkeä ole mahdollista kouluttaa, ainakaan nopealla aikataululla. Yritys voi myös olla täysin tuntematon, erityisesti työnhakijoiden ja osaajien keskuudessa, eikä proaktiivista työtä yrityksen esiin tuomiseksi ole voitu tehdä. Yritysostojen yhteydessä, kun suunnitelmallisuus puuttuu, on myös riski menettää tärkeätä työvoimaa. Kun yritys sulautuu uuden ostetun yhtiön kanssa eikä asiat mene, niin kuin pitäisi perälauta voi vuotaa raskaasti. Siinä ei edes paras rekrytoija pysty vastaamaan tarpeeseen. 

Mitä sitten pitäisi tehdä?

Kun HR otetaan mukaan strategiatyöhön, siinä on vain voitettavaa. Strateginen henkilöstösuunnittelu tulisi siis olla osa yrityksen strategiaprosessia. Kun määritellään yrityksen suuntaa ja toimenpiteitä, määritellään myös, millaisella porukalla suunnitelmaa toteutetaan. Henkilöstösuunnitelma pitää karkeasti sisällään nykyisen henkilöstön kartoituksen, tulevaisuuden tarpeiden identifioinnin (laatu ja määrä) ja resurssisuunnittelun (sisäinen ja ulkoinen). Suunnitelma on työkalu tavoitteellisiin toimenpiteisiin. Tiedetään millaisia kyvykkyyksiä pitäisi kasvattaa talon sisältä ja ketä tulisi etsiä talon ulkopuolelta. Strateginen henkilöstösuunnittelu tarjoaa siis vahvan inputin myös työnantajakuvatyölle.  

Miten suunnitelma yhdistetään employer branding työhön?

Strateginen henkilöstösuunnittelu tekee tulevaisuuden osaajatarpeet näkyväksi. Tiedetään, millaista työvoimaa yritykseen tarvitaan, lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä. Tämä mahdollistaa yrityksen tunnettuuden kasvattamisen yrityksen tulevaisuuden kannalta tärkeissä osaajajoukoissa, luomaan kontakteja ja verkostoja. 

Seuraavaksi tuleekin miettiä, millainen työnantaja olemme ja tulisi olla, jotta olemme riittävän houkutteleva työnantaja tavoittelemallemme osaajalle ja jotta saamme pidettyä vaivoin hankitut osaajat talossa. 

Yrityksellä tulee olla selkeä ajatus itsestään työnantajana: ”mitä lupaamme antaa henkilöstölle vastineeksi heidän ajastaan?”. Se voi olla vaikkapa miellyttävät työtilat, itseohjautuvat heimot tai kiva tiimi, jossa on yhdessä tekemisen meininki. Tai mahdollisuus etätyöhön sekä joustot työn ja (perhe)elämän välillä. Ehkäpä se on mukava pomo. Sellainen, joka osaa antaa selkeät tavoitteet, mutta ei mikromanageeraa! 

Tärkeintä on tietää, mitä ne osaajat, joita me tarvitsemme, arvostavat, mikä on heille tärkeätä. Se ei useinkaan ole kaikille kohderyhmille täysin sama. Kun tiedämme mitä meillä on yrityksenä tarjota ja ketä tavoittelemme, voimme tehdä suunnitelmia työnantajakuvatyön ympärille pitkällä ja lyhyellä aikavälillä. Voimme olla proaktiivisia ja kas näin, työ onkin yhtäkkiä paljon helpompaa. Tiedämme juuri ne oikeat messut ja koulut, joissa tulisi olla tänä vuonna ja ensi vuonna sekä ne “oikeat” Facebook–ryhmät, joissa keskustella ja oikea-aikaiset some-kamppikset, jotta pysymme mielessä ja näkyvillä.  

Strategiset henkilöstösuunnitelmat heti tulille, säästetään aikaa, rahaa, resursseja ja ennen kaikkea tehdään vaikuttavaa HR työtä!

Lue myös kirjoituksemme ”Työnantajakuvaan liittyvät termistöt, argh miksä suo! Let’s demystify!”

Piia Rajakallio, Senior HR Consultant